Ở một cuộc họp công ty hay một lớp đào tạo đều có thể trở thành dịp nảy sinh nhiều ý tưởng đột phá, làm khởi sắc bức tranh tài chính hoặc đem đến cơ cấu hoạt động hiệu quả hơn cho doanh nghiệp. Trong đó, hội nghị khách hàng đóng một vai trò tối quan trọng để thiết lập nên mối quan hệ bền vững và sự thông hiểu cần thiết giữa doanh nghiệp và khách hàng.
Để tổ chức chu đáo cho buổi hội nghị, doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:

1. Chọn chủ đề thích hợp để tổ chức hội nghị khách hàng

Khảo sát để tìm ra điều mà khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp quan tâm nhất không bao giờ là thừa để giúp bạn có quyết định sáng suốt cho chủ đề của hội nghị.

Chủ đề được ví như linh hồn của sự kiện, nếu một chủ đề hấp dẫn nhưng lại thu hút đối tượng không phải là khách hàng mục tiêu của bạn thì hội nghị cũng sẽ không mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Sau khi cân nhắc rõ nội dung chủ đề, đừng quên đầu tư suy nghĩ cho một tên gọi ấn tượng hoặc thực tế nhất để khách hàng dễ dàng ghi nhớ để tiếp thu thông điệp của chương trình.

2. Dành nhiều thời gian để thông suốt mọi chi tiết với diễn giả/ người phát ngôn hay khách mời

Sai sót thường gặp phải trong các buổi hội nghị khách hàng là việc kiểm soát thời gian kém. Diễn giả hay khách mời có thể mất nhiều thời gian cho những thông tin trao đổi ngoài dự kiến trong hội nghị. Nếu ban tổ chức không biết cách khéo léo kiểm soát thời lượng bằng việc chủ động kết luận lại thông tin vào thời điểm thích hợp, hoặc ra hiệu cho diễn giả kết thúc vấn đề, thì hội nghị khách hàng rất có thể sẽ bị kéo dài quá giờ và gây mệt mỏi cho khách mời.
3. Tìm kiếm địa điểm tổ chức hội nghị tại Hồ Chí Minh phù hợp

Khi tổ chức hội nghị khách hàng tại TPHCM, bạn có thể tham khảo tại nhà hàng tiệc cưới hội nghị Bích Câu để được tư vấn chi tiết.
4. Làm checklist các vật dụng cần có trong hội nghị

Checklist sẽ giúp bạn kiểm soát tốt mọi thứ trong hội nghị. từ khâu tổ chức, thi công set up đến kịch bản hội nghị, hãy hình dung toàn bộ sự việc như một đoạn phim trong đầu và liệt kê tất cả các hạng mục phải có: giấy tờ, bút viết, flip chart, micro dự phòng, dây nối từ các thiết bị như màn chiếu, laptop v.v……

Không chỉ bạn mà nhiều người trong nhóm cần xem và duyệt qua danh sách này để đảm bảo mọi công đoạn tổ chức hội nghị khách hàng đều được thông suốt.
5. Truyền thông cho sự kiện

Có ba yếu tố cần lưu ý khi truyền thông cho tổ chức hội nghị khách hàng: thời điểm truyền thông, cách thức truyền thông và kênh truyền thông hiệu quả.

Về thời điểm truyền thông cho hội nghị khách hàng, phù hợp nhất là 3 tuần đến một tháng trước khi diễn ra hội nghị. Nếu trễ hơn, như bạn đã biết, việc kiểm soát lượng khách sẽ khó khăn dẫn đến nhiều bất cập về ngân sách hoặc sơ sót trong chuẩn bị. Nếu sớm hơn cũng không hẳn đã tốt vì có thể khách hàng cảm thấy thời gian còn quá xa nên chưa đăng ký, sau đó có thể quên không đăng ký nữa.

Về cách thức truyền thông, tuỳ vào đối tượng khách mời, nếu khách hàng của bạn là các đối tượng như chủ doanh nghiệp hay quản lý cấp cao, bạn nên phối hợp gửi email, thư mời và cả gọi điện trực tiếp mời tham dự.

Một số kênh truyền thông hội nghị khách hàng hiệu quả: mass mailling, báo chí, diễn đàn, mạng xã hội, các trang web chuyên đăng về hội nghị - hội thảo
-----------------------------------------------------
Thông tin liên hệ
Nhà hàng tiệc cưới-hội nghị Bích Câu
Địa chỉ: 174 Thích Quảng Đức, F4, Q. Phú Nhuận, TPHCM
Tel: (08) 38441171
DĐ: 0903.020.366( Hoàng Sa )
Email: nhahangbichcau@gmail.com
website: http://nhahangbichcau.vn