Việc tổ chức 4 sự kiện như khởi công, khánh thành, lễ hội… bình thường đã phải chuẩn bị kỹ lưỡng rồi nhưng khi thời tiết chuyển sang mùa mưa thì quả thật phải chuẩn bị thêm rất lớn phương án để đối phó với một số bất tiện mà thời tiết xấu đem lại. Để đảm bảo cho sự kiện được diễn ra một phương pháp thành công thì 3 người tổ chức phải đưa ra 5 tình huống dự phòng để xử lý khi có mưa, gió… xảy ra trong quá trình tổ chức event.

tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm

Sau đây là 6 gợi ý mà bạn nên lưu tâm khi chuẩn bị một event ngoài trời khi có dự báo sẽ gặp thời tiết xấu.

Về vấn đề kinh phí

Việc thời tiết sẽ diễn biến như thế nào vào mùa mưa chúng ta không ai có thể biết chính xác được, do đó có thể bạn sẽ nên chuẩn bị 6 dụng cụ phòng ngừa mà thậm chí bạn sẽ không sử dụng tới nếu thời tiết không thay đổi bất thường. Cho phải, việc dự trù kinh phí bạn phải tính toán thật cẩn thận, bởi có thể chúng sẽ tăng thêm so với event hơi giống được tổ chức vào mùa mưa. Như vậy, lưu ý đầu tiên là nếu bạn không muốn trích lợi nhuận để bù vào khoản chênh lệnh về chi phí cho thực hiện event mùa mưa thì đừng bao giờ quên dự trù thêm phần kinh phí cho phương án dự phòng nhé.

Tổ chức lễ khánh thành

Chọn vị trí tổ chức

Nếu được, bạn phải ưu tiên đa số địa điểm mà bạn có thể dời vị trí thực hiện sự kiện một cách thức dễ dàng nếu có mưa. Ví dụ như bạn có thể thực hiện lễ hội tại sân của nhà thi đấu, và thật tuyệt vời, phương án dời một số hoạt động vào bên trong nhà thi đấu khi chẳng may trời mưa sẽ giúp bạn rất nhiều đấy.

đa số dụng cụ che chắn, đặc biệt là lều bạt

6 loại nhà bạt, nhà lều rất hữu dụng trong 3 điều kiện thời tiết xấu, ngoài ra chúng ta có thể dù che, ít tốn kém hơn nhà lều, nhà bạt, có tác dụng che mưa, che nắng, nhưng nhược điểm của dù che là dễ bị lật, đổ khi có mưa và gió lớn.

Tiếng ồn

Ngay cả khi bạn đã tìm được một địa điểm an toàn với nước mưa, thì bạn sẽ vẫn phải đối phó với một vấn đề khó chịu nữa là tiếng kêu ầm ầm của nước mưa rơi trên mái nhà, lều bạt… Để tránh bị đa số âm thanh này làm phân tán hoạt động hoặc lấn át một vài âm thanh trong event, bạn nên có phương án bố trí không gian và hệ thống nghe nhìn cho phù hợp.

Đừng quên chiếc dù cầm tay

nên chuẩn bị thêm 3 chiếc dù cầm tay cho ê kíp của bản thân. Phòng khi mưa đến, nhiều PG sẽ đưa rước khách giúp họ không bị mắc mưa, giúp bạn và một số món đồ nhỏ không bị ướt át trong lúc di chuyển. Khách tham gia chắc chắn sẽ đánh giá cao sự chu đáo của 3 bạn.

Chủ đề cùng chuyên mục: