Để tổ chức một event cần phải hiện tổ chức hàng loạt đa số công việc trước đó, một trong các công đoạn đầu tiên và cực kỳ chủ yếu đó là lên kế hoạch cho event. Đây là quá trình mà người thực hiện event nên tính toán thật kỹ lưỡng, nguyên nhân vì một kế hoạch chi tiết, cụ thể và đúng đắn sẽ giúp đỡ quá trình thực hiện diễn ra suôn sẽ. Kế hoạch càng dự liệu được một số vấn đề có thể xảy ra thì càng hạn chế việc xảy ra những tình huống bất ngờ không mong muốn. Trong đó, việc lên kịch bản cho chương trình là việc mà bất kỳ người thực hiện event nào cũng nên nên quan tâm, người thực hiện event nên tính toán chu đáo, kịp bản càng phù hợp thì càng làm tăng hiệu quả của chiến dịch. Viết kịch bản chương trình không hề đơn giản chút nào. Nó yêu cầu người viết phải nắm được đa số quy luật phát triển kể cả bên trong và bên ngoài, nên hiểu rõ đối tượng tham gia sự kiện. Bên cạnh đó là một vài yếu tố về mục tiêu của event, thời gian, địa điểm, đối tượng tham dự sự kiện, chủ đề của sự kiện….

cong ty to chuc su kien tat nien

Để có thể giúp bạn xây dựng một kịch bản đầy đủ nhiều nội dung và đúng trọng tâm, bạn có thể tham khảo qua nhiều câu hỏi sau đây:

1. Khi thực hiện sự kiện này, mục đích của khách hàng của bạn là như thế nào? đích đến của sự kiện là như thế nào?

2. event dự định sẽ được tổ chức ở địa điểm nào? Địa điểm đó có đặc điểm gì? tại trong nhà hoặc là ngoài trời?

tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm

3. event được tổ chức thời gian nào, mùa nào trong năm, buổi nào trong ngày?

4. Dự báo thời tiết lúc sự kiện diễn ra được dự báo là gì?

5. Hoạt động của mỗi event hay là mỗi chuỗi sự kiện được tổ chức theo trình tự như thế nào, lần lượt từ hoạt động nào, tới hoạt động nào?

6. Nhóm tổ chức sự kiện gồm đa số ai? Quan hệ giữa họ ra sao (Phối hợp, phục tùng, chỉ huy)

7. cách thức tổ chức sự kiện là gì?

8. Phương tiện cho nhóm thực hiện event gồm những gì?

9. Nhóm thực hiện event gồm một vài ai (diễn viên, khách mời, …)? Tính chuyên nghiệp của họ là gì?

10. Phương tiện cho một số người thực hiện event sử dụng – gồm đa số gì?

11. Nhóm khách hàng mục tiêu đối với sự kiện này là một số ai? một số hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi thực hiện sự kiện )?

12. Nhóm khách hành tiềm năng đối với event này là một số ai? đa số hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi tỏ chức sự kiện)?