Một buổi họp báo thông thường sẽ phải trải qua một vài bước cơ bản là chuẩn bị, chọn địa điểm, mới khách, chuẩn bị tài liệu, làm việc với MC, tập dợt và họp báo chính thức. Cụ thể bạn sẽ phải làm một vài việc như sau:

1. Buổi họp báo về nội dung gì

mục tiêu của các nhà báo khi tham dự một buổi họp báo đó là khám phá kiếm thông tin, do đó bạn hãy đầu tư vào “thông tin” mà bạn cung cấp cho báo giới. Hãy thể hiện cho họ biết rằng các thông tin từ buổi họp báo này là đa số thông tin chính xác nhất. Nếu thông tin của bạn là thông tin về nội dung được đa số người quan tâm thì hãy chuẩn bị hội trường thật chu đáo bởi vì chắc chắn sẽ không ít nhà báo đến tham dự event này đâu.

cong ty to chuc su kien tat nien

2. Buổi họp báo được thực hiện tại đâu

Hiện nay có không ít lựa chọn cho đơn vị thực hiện lựa chọn, bạn chỉ nên lưu ý đặc điểm về phòng họp báo là phải có không gian, tạo thứ kiện tốt nhất để nhiều phóng viên tác nghiệp.

3. Phóng viên khách mời

Thông thường thì khi mời giới truyền thông tham dự họp báo bạn cần đề cao yếu tố trang trọng và súc tích. tốt bạn phải gửi email đến cơ quan báo chí đó trước khoảng 7 tới 10 ngày trước thời gian chính thức diễn ra họp báo để họ không “quên” lời mời của bạn.

cong ty to chuc su kien tat nien

4. Tài liệu cho buổi họp báo

Hãy sắp xếp sao cho thật khoa học và dễ hiểu để đa số nhà báo, phóng viên có thể theo dõi một phương pháp thuận tiện. Nội dung tư liệu có thể bao gồm kế hoạch, hình ảnh, biểu đồ…

5. Làm việc với MC và người diễn thuyết

Bạn cần nên có một chút “kiểm soát” nội dung phát ngôn của những người này phải bạn nên có một cuộc gặp với các người có bài nói quan trọng, có thể là vài ngày trước khi buổi họp báo bắt đầu.

6. Diễn tập

Diễn tập chính là lúc bạn phát hiện, dự phòng đa số bất ổn có thể xảy ra trong mỗi buổi họp báo

7. Buổi họp báo bắt đầu

Mọi thành viên trong ban thực hiện phải có mặt ít nhất một giờ đồng hồ trước khi buổi họp báo bắt đầu. Một lần nữa, bạn phải kiểm tra mọi hệ thống kỹ thuật, chỗ đứng tác nghiệp, khâu đón tiếp, chỉ dẫn chỗ ngồi, chỗ tác nghiệp cho phóng viên.

Kết thúc buổi họp báo, bạn hãy dành cho giới truyền thông các lời cảm ơn chân thành nhất, đồng thời bày tỏ mong muốn được tiếp tục đón tiếp họ trong các lần họp báo tiếp theo.

Chủ đề cùng chuyên mục: