Công đoạn chủ yếu nhất trong thực hiện sự kiện có lẽ là thời điểm làm việc với ekip thực hiện sự kiện. Để mọi việc được diễn ra suôn sẻ không xảy ra bất kì một sai xót nào thì bạn cần chuẩn bị sẵn sàng mọi thứ. Bên cạnh đó giữa người tổ chức sự kiện và ekip phải xây dựng được mối quan hệ mật thiết với nhau, có như thế mới dễ dàng hơn. Công việc mà ekip cần chuẩn bị khi thực hiện sự kiện là gì? Để trả lời được câu hỏi này bạn có thể tham khảo một vài thông tin mà chúng tôi cung cấp thêm trong bài viết dưới đây.

tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm

Chuẩn bị sẵn sàng những vật dụng cần thiết cho ekip

Một sự kiện được gọi là thành công khi event đó được chuẩn bị rất kỹ lưỡng và chi tiết từ việc lên kế hoạch, xây dựng kịch bạn cho đến việc chạy chương trình, tất cả phải được trình bày rõ ràng trên văn bản chứ không chỉ bằng lời nói, và tất cả phải được thông báo tới toàn bộ ekip của sự kiện. Một vật dụng không thể thiếu trong hầu hết những sự kiện đó là bộ đàm vì chính thiết bị này sẽ hỗ trợ cho việc trao đổi cũng như quản lý toàn bộ những hoạt động trong event một phương pháp nhanh lẹ và nhịp nhàng.

Ngoài ra, mỗi người cần tự trang bị cho mình ít nhất hai chiếc điện thoại đầy đủ pin sạc, chắc chắn sẽ rất hữu dụng khi làm việc ngoài hiện trường. Kinh nghiệm sử dụng bộ đàm tác giả sẽ trình bày kỹ hơn tại những bài chuyên sâu. Trong khuôn khổ bài này, chỉ lưu ý các bạn về việc tạo kênh cho bộ đàm. Trong đó, người sử dụng khá nhiều kênh nhất là người có quyền và trách nhiệm cao nhất ở sự kiện.

Có bảng phân chia công việc cụ thể cho từng nhân sự

tổ chức lễ khai trương

Việc này có vai trò vô cùng đặc biệt, khi bạn đã phân công công việc cụ thể cho từng người thì khi đó bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc quản lí và họ sẽ tự chịu trách nhiệm cho việc. Bước này nhằm chốt lại vai trò nhiệm vụ của từng ekip để phù hợp với hiện trường thực tế hãy nắm thật kĩ phần việc của bản thân trước, sau đó cố gắng chú ý tới phần việc của những người khác để kịp thời giúp khi cần thiết, bởi tổ chức một event thành công là kết quả của cả tập thể đoàn kết, đồng thời hãy tránh những nguy cơ thất bại có thể xảy ra cho sự kiện. Để có một ekip ăn ý, giữa agency và supplier hay freelancer cần có sự tôn trọng, thông hiểu, và tin tưởng lẫn nhau.