Với những doanh nghiệp có chi nhánh cố định hay không cố định thì hoạt động tổng đài ảo khá là phù hợp. Các doanh nghiệp chủ động trong việc trang bị thiết bị điện thoại. Mọi cấu hình và các phần mềm liên quan sẽ được nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo lắp đặt và kết nối với đường dây hạ tầng cho doanh nghiệp.

>>> Xem thêm : Tổng đài inbound - Tìm hiểu nguyên lý hoạt động của tổng đài ảo

Chỉ với phương pháp này thì doanh nghiệp sẽ có được hệ thống tổng đài ảo giống như tổng đài thật mà không mất nhiều chi phí đầu tư cho tổng đài vật lý. Với sự khác biệt khi được xây dựng trên nền tảng đám mây nên tổng đài ảo cũng có cách hoạt động khá khác biệt. Không giống với các tổng đài Sim hay tổng đài Mobile Trunking – tổng đài ảo được hoạt động theo cách riêng biệt. Tổng đài ảo hoạt động được qua các mạng internet và mạng Wan hay mạng Lan.
Không hề khó khăn khi dùng với tổng đài ảo cho dù nó có rất nhiều các tính năng đi kèm. Chỉ với bất kì loại thiết bị nào ở bất kì đâu như điện thoại di động hay điện thoại cố định hoặc máy tính bảng hay máy tính bàn hoặc laptop…bằng dịch vụ tổng đài ảo thì mọi cuộc gọi sẽ được kết nối trực tiếp đến số điện thoại của giám đốc hoặc cá nhân các nhân viên.

Doanh nghiệp sẽ không cần thiết phải đầu tư cho mình những hệ thống tổng đài vật lý như thông thường. Hoàn toàn dễ dàng khi quản trị hay thiết lập các cấu hình chỉ với hệ thống mạng internet có sẵn của mỗi doanh nghiệp qua các trình duyệt web. Điểm đặc biệt nếu như gọi các cuộc gọi nội bộ qua các chi nhánh thì hoàn toàn không mất phí nên tiết kiệm được cước cuộc gọi đến 50%. Các doanh nghiệp có chi nhánh sẽ hoạt động cực hiệu quả khi có tổng đài ảo. Các doanh nghiệp chủ động trong việc trang bị thiết bị điện thoại. Phần mềm và cấu hình của tổng đài ảo sẽ được nhà cung cấp dịch vụ cài đặt để kết nối đến hạ tầng của doanh nghiệp đó.

>>> Xem thêm : contact center ao - Dịch vụ tổng đài ảo mang lại những lợi ích gì cho các doanh nghiệp?